Wstęp
Współpraca z designerem UX/UI to jeden z kluczowych etapów w procesie tworzenia produktu cyfrowego. Dobrze zaplanowany start tej współpracy znacząco wpływa na jakość projektu, tempo prac oraz końcowy efekt biznesowy. Jako software house wiemy, że najlepsze projekty powstają wtedy, gdy klient i zespół projektowy są dobrze przygotowani i mówią tym samym językiem.
Poniżej przedstawiamy elementy, które warto przygotować przed rozpoczęciem prac UX/UI – niezależnie od tego, czy tworzysz nowy produkt, czy rozwijasz istniejące rozwiązanie.
Fixed Price – stała cena, stały zakres
W modelu Fixed Price projekt realizowany jest za z góry ustaloną cenę i w określonym zakresie. Harmonogram, funkcjonalności, kryteria akceptacji oraz koszt są ustalane przed rozpoczęciem prac. Najczęściej poprzedza to etap doprecyzowania wymagań (warsztaty, analiza, specyfikacja), ponieważ bez tego trudno o rzetelną wycenę.
Zalety:
- pełna przewidywalność budżetu,
- jasno określony zakres prac i oczekiwany rezultat,
- łatwiejsze planowanie kosztów po stronie klienta (np. w budżecie rocznym),
- większa prostota formalna w organizacjach wymagających stałych kwot (np. procurement).
Wyzwania:
- konieczność bardzo dokładnego zdefiniowania wymagań na starcie,
- mniejsza elastyczność wprowadzania zmian w trakcie projektu,
- ryzyko, że produkt końcowy będzie odpowiadał specyfikacji, ale nie realnym potrzebom użytkowników,
- potencjalnie dłuższy start projektu (czas na doprecyzowanie zakresu),
- większe znaczenie zapisów typu „co jest w zakresie” vs „co jest poza zakresem”.
W praktyce Fixed Price działa najlepiej tam, gdzie projekt jest stosunkowo stabilny i przewidywalny. Jeśli pojawiają się zmiany (a w IT pojawiają się prawie zawsze), zwykle rozwiązuje się to przez change requesty: doprecyzowanie nowego zakresu, wpływu na budżet i terminy.
Time & Materials – elastyczność i rozwój iteracyjny
W modelu Time & Materials klient płaci za faktycznie przepracowany czas zespołu (np. według stawki godzinowej lub dziennej). Zakres projektu może ewoluować wraz z kolejnymi iteracjami, a priorytety można zmieniać w oparciu o bieżące wyniki, testy i potrzeby biznesowe.
Zalety:
- wysoka elastyczność i możliwość reagowania na zmiany,
- lepsze dopasowanie produktu do potrzeb użytkowników (iteracje, testy, poprawki),
- większa kontrola nad priorytetami i rozwojem funkcjonalności,
- możliwość szybszego startu, nawet przy częściowo nieokreślonych wymaganiach,
- naturalne dopasowanie do metodyk zwinnych (Scrum/Kanban) i pracy w sprintach.
Wyzwania:
- brak sztywno określonego całkowitego budżetu na start (koszt zależy od zakresu i tempa),
- konieczność bieżącego zaangażowania po stronie klienta (priorytety, akceptacje, decyzje),
- potrzeba zaufania i transparentnej komunikacji,
- ryzyko „rozlewania się” zakresu, jeśli nie ma jasnego produktu, roadmapy i priorytetów.
Time & Materials szczególnie dobrze sprawdza się przy produktach cyfrowych rozwijanych iteracyjnie: gdy dopiero odkrywasz potrzeby użytkowników, walidujesz hipotezy, testujesz rozwiązania i chcesz maksymalizować wartość biznesową zamiast „dowieźć listę funkcji”.
Kluczowe różnice w praktyce
Choć oba modele prowadzą do stworzenia oprogramowania, różnią się podejściem do współpracy i zarządzania zmianą:
- Fixed Price skupia się na realizacji wcześniej ustalonego planu i dostarczeniu uzgodnionego zakresu.
- Time & Materials koncentruje się na dostarczaniu wartości oraz adaptacji do zmian w trakcie projektu.
W praktyce oznacza to, że Fixed Price premiuje stabilność, a T&M – elastyczność i uczenie się w trakcie realizacji. Warto też pamiętać o różnicy w rozkładzie ryzyk: w Fixed Price większe ryzyko po stronie wykonawcy (cena jest stała), a w T&M większa odpowiedzialność po stronie klienta za decyzje i priorytety.
Kiedy wybrać Fixed Price?
Model Fixed Price będzie dobrym wyborem, jeśli:
- masz bardzo dobrze opisane wymagania, dokumentację i kryteria akceptacji,
- projekt jest stosunkowo prosty, powtarzalny lub podobny do wcześniej realizowanych,
- zmiany w trakcie realizacji są mało prawdopodobne lub kosztowne (np. formalnie),
- zależy Ci na sztywnej kontroli budżetu i rozliczeniu „za rezultat”,
- w organizacji obowiązują procesy zakupowe wymagające stałej kwoty.
Warto rozważyć Fixed Price także dla jasno zdefiniowanych etapów, takich jak np. wdrożenie konkretnej integracji, przeniesienie funkcjonalności 1:1 czy realizacja zamkniętego modułu o stabilnych wymaganiach.
Kiedy wybrać Time & Materials?
Model Time & Materials sprawdzi się lepiej, gdy:
- tworzysz nowy produkt, MVP lub rozwijasz rozwiązanie w oparciu o feedback rynku,
- zakres może się zmieniać w trakcie projektu (a to w produktach cyfrowych norma),
- chcesz testować, iterować i optymalizować rozwiązania zamiast „dowieźć specyfikację”,
- zależy Ci na realnym wpływie na kształt produktu na bieżąco,
- masz po stronie klienta osobę decyzyjną (Product Owner/PM), która nadaje priorytety.
W T&M dobrze działają też mechanizmy kontroli kosztów, które zwiększają przewidywalność: miesięczne limity budżetowe, stały skład zespołu, uzgodniona roadmapa oraz cykliczne przeglądy (np. co 2 tygodnie) tego, co zostało zrobione i co jest planowane dalej.
Jak ograniczyć ryzyko w każdym modelu?
Niezależnie od wyboru, możesz znacząco poprawić przewidywalność i jakość współpracy:
- ustal definicję „done” i kryteria akceptacji dla kluczowych funkcji,
- planuj pracę w krótszych cyklach i regularnie pokazuj postępy (demo),
- zapewnij szybki feedback i jasno określonych decydentów,
- prowadź backlog i priorytetyzuj elementy pod wartość biznesową,
- zadbaj o transparentność: raportowanie czasu (T&M), statusy, ryzyka i blokery.
W praktyce wiele problemów z rozliczeniami nie wynika z samego modelu, tylko z braku komunikacji i niedookreślonych oczekiwań.
Perspektywa software house’u
Z doświadczenia software house’ów wynika, że większość projektów cyfrowych naturalnie ewoluuje w trakcie realizacji. Nawet najlepiej przygotowana specyfikacja rzadko odpowiada w 100% realnym potrzebom użytkowników, bo w trakcie wychodzą nowe informacje: dane z analityki, wnioski z testów, zmiany w procesach lub w samym biznesie.
Dlatego coraz częściej spotyka się podejście hybrydowe – np. Fixed Price na etap discovery lub MVP (z jasno opisanymi celami i zakresem prac), a następnie Time & Materials na dalszy rozwój produktu. Taki model łączy przewidywalność kosztów na starcie z elastycznością na etapie skalowania i optymalizacji.
Podsumowanie
Wybór między Fixed Price a Time & Materials nie powinien być decyzją czysto finansową. To wybór sposobu współpracy, poziomu elastyczności oraz podejścia do ryzyka i zmiany.
Jeśli projekt jest jasno zdefiniowany i nie przewidujesz zmian – Fixed Price może być odpowiedni. Jeśli jednak zależy Ci na rozwoju produktu, reagowaniu na feedback użytkowników i maksymalizacji wartości biznesowej – Time & Materials będzie bezpieczniejszym i często bardziej efektywnym wyborem.
