Wstęp
Krajowy System e-Faktur zmienił sposób, w jaki firmy w Polsce wystawiają i odbierają faktury. Dla wielu z nich był to obowiązek do odhaczenia. Warto jednak spojrzeć na KSeF inaczej: skoro wszystkie faktury trafiają do jednego systemu w ustrukturyzowanej formie, ich obsługę można zautomatyzować dużo łatwiej niż w czasach PDF-ów przesyłanych mailem.
Dlaczego KSeF ułatwia automatyzację?
Faktura ustrukturyzowana to plik z jasno opisanymi polami: NIP, pozycje, kwoty, stawki VAT, terminy. Nie trzeba jej „odczytywać” ze skanu, bo dane są gotowe do przetworzenia przez system. To otwiera drogę do automatyzacji, która wcześniej wymagała OCR i ręcznej weryfikacji.
Co można zautomatyzować po stronie sprzedaży?
- wystawianie faktur na podstawie zamówień lub zleceń z ERP, CRM albo sklepu,
- wysyłkę faktur do KSeF i zapisanie numeru KSeF w systemie,
- powiadomienie klienta i wysłanie mu wizualizacji faktury,
- kontrolę statusów: co zostało przyjęte, co odrzucone i dlaczego,
- przypomnienia o płatnościach i dopasowanie wpłat z wyciągu bankowego.
Co można zautomatyzować po stronie kosztów?
- cykliczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF,
- przypisanie faktury do dostawcy, kategorii kosztu i projektu na podstawie reguł lub historii,
- porównanie z zamówieniem lub umową (czy cena i ilość się zgadzają),
- skierowanie do akceptacji właściwej osoby i przypomnienie, gdy czeka zbyt długo,
- przekazanie zaakceptowanych faktur do księgowości i zaplanowanie płatności.
Tam, gdzie reguły nie wystarczą, na przykład przy przypisaniu nietypowej faktury do kategorii, pomaga sztuczna inteligencja: proponuje kategorię, a człowiek tylko ją zatwierdza.
Od czego zacząć? 4 kroki
1. Sprawdź, gdzie dziś powstają i trafiają faktury. Czy wystawiasz je w ERP, w programie do fakturowania, w sklepie? Kto i jak odbiera faktury kosztowe?
2. Sprawdź, czy Twój system ma integrację z KSeF. Wiele systemów ma ją wbudowaną, ale często tylko w podstawowym zakresie. Brakujące elementy da się uzupełnić przez integrację API. Jeśli korzystasz z Odoo, zobacz, jak wdrażamy integrację Odoo z KSeF.
3. Wybierz jeden przepływ na start. Najczęściej najszybciej zwraca się automatyczne pobieranie i kierowanie do akceptacji faktur kosztowych albo dopasowanie wpłat do faktur sprzedażowych.
4. Ustal reguły i wyjątki. Kto akceptuje jakie koszty, do jakiej kwoty, co się dzieje z fakturą, której nie da się przypisać automatycznie. Te ustalenia są ważniejsze niż sama technologia.
Na co uważać?
- uprawnienia i tokeny dostępu do KSeF muszą być bezpiecznie przechowywane i regularnie odnawiane,
- automatyzacja powinna logować każdą operację, żeby było wiadomo, co i kiedy zostało wysłane,
- płatności i decyzje o większych kwotach warto zawsze zostawić do akceptacji człowieka,
- przepisy i terminy dotyczące KSeF się zmieniały, dlatego przed wdrożeniem warto sprawdzić aktualne wymagania na stronie Ministerstwa Finansów.
Podsumowanie
KSeF to nie tylko obowiązek, ale też najlepszy od lat moment, by uporządkować i zautomatyzować obieg faktur. Zacznij od jednego przepływu, ustal reguły i wyjątki, a resztę dokładaj etapami. Pomożemy Ci to zaplanować w ramach bezpłatnego audytu automatyzacji.
